掌握電話技巧之 篩選來電 Screening Calls

篩選來電　Screening Calls

有時候，篩選電話是迫不得已的，因?yàn)閬黼娨业娜瞬⒉皇侨魏螘r間都方便接電話，尤其是一些不方便接的來電，同事可以幫忙暫時回話。

篩選來電的關(guān)鍵是：無論如何都不能讓對方感覺被輕視（putting down）。

⊙Mr.Melvin is not available at the moment.Is there something I can help you with?

梅爾文先生現(xiàn)在不方便（接聽您的電話）。有什么我可以幫您的嗎？

⊙Can I let him know who’s calling?

我能否讓他知道是誰打的電話？

⊙May I ask who is calling?

請問您是哪位？

⊙Mr.Zhang is meeting with a client.Can I tell him who called?

張先生正在會見一位客人。能否告訴我您是哪位，我好轉(zhuǎn)告他？

⊙Ms.Kline is not available.May I take a message?

克蘭女士現(xiàn)在正忙，您要留口信嗎？

“不方便接聽”的含義

電話要找的人如果在辦公室但是很忙，或者有重要的事情不容打斷，或是他不想接這個電話，都意味著他此時“不方便接電話”（not available）。

⊙I’m sorry Mr.Griggs is not available at the moment.Can I tell him who called?

不好意思，格里格斯先生此刻不方便（接電話）。我能告訴他是誰打的電話嗎？

⊙Mr.Liu is currently unavailable.Do you have a number he can reach you back at?

劉先生正忙著。您能留個他可以回電的號碼嗎？

⊙Ms.Chen is unavailable right now.Can I take a message for you?

陳女士現(xiàn)在不太方便（接電話）。要我?guī)湍鷰€口信給她嗎？

⊙Ms.Clancy is not available to take your call just now.Is there something I can help you with?

克蘭西女士這會兒不方便接您的電話。我能幫您做什么嗎？

語序

首先告知對方他要找的人現(xiàn)在正忙或者不方便接聽電話，然后再問對方的姓名和電話號碼（name and telephone number）。否則，對方會對“某人正在忙”有所懷疑?？傊?，在幫助同事節(jié)省時間的同時，不要讓來電方有不被重視的感覺。

A：Mr. Castro's office.Marshall Miller speaking.

B：Hello, may I speak to Mr. Castro please?

A：I'm sorry, Mr. Castro is not available.May I help you?

B：No, you can't.I have to speak to Mr.Castro.

A：I'll be glad to ask him to return your call if you will leave your name and number.

A：卡斯特羅先生辦公室。我是馬歇爾·米勒。

B：您好，我能否和卡斯特羅先生通話？

A：不好意思，他現(xiàn)在不方便（接電話）。有什么我可以幫您的嗎？

B：不，您幫不了。我必須和卡斯特羅先生講。

A：請您留下您的姓名和電話號碼，我會讓他回電話給您的。

重要的電話

如果來電方說他是一個重要人物，或者他真有急事，該怎么辦呢？那你可以這樣說來彌補(bǔ)：“他吩咐我說，如果是您的電話就可以打斷他?！边@樣還能讓來電方感到自己很重要。

A：I'm sorry, Mr. Castro is not available.May I help you?

B：No, I have to talk to Castro. This is Paul Shin.Tell him I called and ask him to call me back.

A：Mr. Shin, Mr.Castro asked me to interrupt him if you call.I'll get him for you.

A：對不起，卡斯特羅先生現(xiàn)在在忙。有什么我可以幫助您的嗎？

B：不，我必須和卡斯特羅先生講。我是保羅·希恩。告訴他我打過電話并讓他回電話給我。

A：希恩先生，卡斯特羅先生吩咐過我，如果是您的電話，我可以打斷他。馬上幫您接通。

必須接通的電話

有些重要的電話是不能錯過的。記住要把這些人的姓名記下來。

⊙I’m heading off to my meeting now.Please let me know if Margaret Hall or John Stevens calls.

我現(xiàn)在要去開會。如果是瑪格麗特·霍爾或約翰·史蒂文斯來電的話，請告訴我。

⊙Please hold all my calls.Don’t interrupt me unless you receive a call from……幫我截下所有的來電，除非是來自……的電話，否則不要打擾我。

總結(jié)

不管是方便還是不方便接聽的電話，都應(yīng)當(dāng)避免讓來電方有“吃了閉門羹”的感覺。請來電方留言并保證會回復(fù)，即便沒能接通電話，來電方也不會有被輕視的感覺。

Words　單詞表

certainly當(dāng)然

currently目前，現(xiàn)在

customer service客戶服務(wù)

direct line直線

finish完成

hold拿起；保持

interrupt打斷

should應(yīng)該

unavailable不方便，沒有空

Phrases　短語表

as soon as……一……就……

as soon as possible盡可能快地

check on檢查

should be able to應(yīng)該可以

go ahead and（do sth）繼續(xù)做某事

head off（somewhere）離開/前往（某地）

hold all my calls截住我的所有來電

I have to（do sth）我不得不（做某事）

I'll be glad to（do sth）我很愿意（做某事）

leave（name and number）留下（姓名和電話號碼）

let sb know讓（某人）知道

May I help you?我能幫您嗎？

receive a message收到信息

return a call回電話

ship（an order）貨運(yùn)

實(shí)景對話1

A：Marshall, I'm heading off to my meeting now. Please hold all my calls.

Please let me know if Margaret Hall or Paul Shin calls. I am expecting their call.My meeting should finish around four o'clock.

B：Yes, Sir.（Phone rings）

B：Mr. Castro's office.Marshall Miller speaking.

C：Hello, may I speak to Mr. Castro please?

B：I'm sorry, Mr. Castro is not available.May I help you?

C：No, you can't.I have to speak to Mr.Castro.

B：I'll be glad to ask him to return your call if you will leave your name and number.

C：This is John Taylor from Interview Magazine. Can you have him call me back as soon as possible?My number is 890-555-7875.

B：Certainly, Mr. Taylor.I will be sure he receives you message.

C：Thanks.

B：You're welcome. Goodbye.（Phone rings again）Hello.Mr.Castro's office.

Marshall Miller speaking.

D：Hello.Is Mr.Castro there?

B：I'm sorry, Mr. Castro is not available.May I help you?

D：No, I have to talk to Castro. This is Paul Shin.Tell him I called and ask him to call me back.

B：Mr. Shin, Mr.Castro asked me to interrupt him if you call.I'll get him for you.

A：馬歇爾，我現(xiàn)在要去開會，幫我截下所有來電，但如果是瑪格麗特·霍爾或保羅·希恩來電的話，請告訴我。我正在等他們的電話。我的會議大概4點(diǎn)鐘左右結(jié)束。

B：好的，先生。（電話鈴聲響）

B：卡斯特羅先生辦公室。我是馬歇爾·米勒。

C：您好，我能否和卡斯特羅先生通話？

B：不好意思，卡斯特羅先生現(xiàn)在不方便（接電話）。有什么我可以幫您的嗎？

C：不，您幫不了。我必須和卡斯特羅先生講。

B：如果您能留下您的姓名和電話號碼，我會讓他給您回電話的。

C：我是《面對面雜志》的約翰·泰勒。您能否讓他盡快回電話給我？我的號碼是890-555-7875。

B：當(dāng)然，泰勒先生。我保證他會收到您的留言。

C：謝謝。

B：不客氣，再見。（電話再次響起）您好，卡斯特羅先生辦公室。我是馬歇爾·米勒。

D：您好，卡斯特羅先生在嗎？

B：對不起，卡斯特羅先生現(xiàn)在在忙。有什么我可以幫您的嗎？

D：不，我必須和卡斯特羅先生講。我是保羅·希恩。告訴他我打過電話并讓他回電話給我。

B：希恩先生，卡斯特羅先生吩咐過我，如果是您的電話，我可以打斷他。馬上幫您轉(zhuǎn)接給他。

實(shí)景對話2

A：Hello, Jiangsu Tools. This is Mei Yuan.How may I help you?

B：May I please speak to Mr.Liu?

A：I'm sorry, Mr. Liu is currently unavailable.Is there something I can help you with?

B：I wanted to speak to Mr. Liu about our order.I don't know if you can help me or not. I wanted to see if our order has been shipped or not.

A：I can connect you with someone in the customer Service Department. Nick Jin should be able to check on your order for you.Would you please hold while I transfer your call?

B：Okay.

A：（Phone rings）Hello, Jiangsu Tools. Mei Yuan speaking.

C：Hello.I would like to speak to Emily Chen.

A：Ms. Chen is unavailable now.Can I take a message for you?

C：This is Linda Li. Please let Emily know I called and have her call me back as soon as she can.

A：Ms. Li, I know Ms.Chen would want to talk to you.I will go ahead and put you through to her direct line.

C：Thank you.

A：您好，這里是江蘇工具。我是袁梅。有什么需要我?guī)兔Φ膯幔?

B：我能和劉先生通話嗎？

A：對不起，劉先生目前不方便（接電話）。有什么我可以幫您的嗎？

B：我想和劉先生談?wù)動嘘P(guān)我們的訂單的事情。我不知道您能否幫我。我想知道我們的訂單是否已經(jīng)發(fā)貨。

A：我可以幫您接通客戶服務(wù)部的相關(guān)人員。尼克·金應(yīng)該可以幫您查閱您的訂單。您能否稍等一下，我把您的電話轉(zhuǎn)過去？

B：好的。

A：（電話鈴響）您好，我是江蘇工具的袁梅。

C：您好，我想和埃米莉·陳通話。

A：陳女士現(xiàn)在不太方便（接電話）。要我?guī)湍鷰€口信給她嗎？

C：我是琳達(dá)·李。請告訴埃米莉我給她打過電話，讓她盡快回復(fù)我。

A：李女士，我知道陳女士會愿意和您通話的。我?guī)湍D(zhuǎn)到她的線上。

C：謝謝。