英語修辭與寫作·23.2　幾種普通應(yīng)用文

23.2　幾種普通應(yīng)用文

23.2A　備忘錄

1）備忘錄亦稱便箋、便條，英文單數(shù)memorandum，復(fù)數(shù)memoranda，簡(jiǎn)稱memo，是單位內(nèi)部通報(bào)信息的一種簡(jiǎn)便形式，內(nèi)容通常是發(fā)箋人和收箋人都熟悉的。

2） 備忘錄有特殊的格式，常用單位統(tǒng)一印制成表格并分發(fā)到各部門使用。表格形式為：MEMORANDUM

MEMORANDUM

TO:　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　DISTRIBUTION:

FROM 　　 　　(optional)

SUBJECT:

DATE

(message written in this space)

3） 有關(guān)備忘錄的幾點(diǎn)說明：

a. 需要使用備忘錄時(shí)，必須應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)格式，手頭無現(xiàn)成表格時(shí)可根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)自制。

b. 可用手寫，但應(yīng)盡可能打字，并把內(nèi)容安排在一張表格內(nèi)，非用兩張不可時(shí)，應(yīng)在第二張說明事由（Subject），日期（Date）和頁碼（Page Number）諸項(xiàng)。

c. 只要顯示出不同段落，頂行或縮進(jìn)均可，但需保持形式統(tǒng)一。

d. 結(jié)尾不用客氣語，不必簽名，但可在FROM項(xiàng)的名字旁簽上姓名的首字母。

e. 文字簡(jiǎn)明扼要，讓收箋人一目了然。

23.2B　書信

1） 隨著電話的普及，人們的書信來往減少了，然而，業(yè)務(wù)書信仍然是一個(gè)重要的聯(lián)絡(luò)手段。去年，有個(gè)青年聯(lián)系去美某大學(xué)深造，開頭進(jìn)展相當(dāng)順利，可是在一封給校方快件的回信中因趕時(shí)間寄出而未來得及檢查，把來信收到的“received”一字拼錯(cuò)和結(jié)尾的“truly”多了一個(gè)字母“e”，引起校方不滿，復(fù)信要他再考GRE?？梢妼懶烹m然不難，但要寫好并達(dá)到交際目的，仍然需要遵循寫作的要領(lǐng)；倘若語言底子不夠扎實(shí)，草率從事，是要鬧笑話，惹麻煩的。

2） 寫信有一定的格式，根據(jù)信紙上內(nèi)容的排列（見黑體字），一般分為3種格式：一是“板塊式”（Block Letter），日期、收信人和寫信人的地址都排在左上方；二是“半板塊式”（Semiblock Letter），寫信日期和寫信人的地址排到右上角；三是“板塊替代式”（Alternative Block Letter），主要是把寫信人的地址置左下方?，F(xiàn)在第三種格式比較常見，其中寫信人的姓名、單位、職務(wù)等也可置右下方。下面是3種單頁書信的例子：

a. Block letter

6333 8th Avenue North Heading

Evansville, IN 47715 Date

40233

Mr. Charles P. Sims Inside Address

Executive Vice President

Medical Products Co.

1234 Woodlawn Road

St. Petersburg, FL 33710

Subject: Requested price for product 329 Subject Line(s)

Dear Mr. Sims: Salutation

Opening of the letter_________________________________

Body of the letter requiring as_________________________________

many paragraphs as needed_________________________________

Close of the letter_________________________________

Sincerely, Complimentary Close

Space for Signature

(Mrs.) Laura H. Hatchett Typed Signature

Enclosures (2) Identification

LHH: ld Enclosure

C: Mr. John Smith Copy Line

Ms. Jane Adams

b. Semiblock Letter

Heading 7200 Greenwood Drive

Atlanta, GA 30301

Date 10 March 2010

Mr. Lee L. Billingsly Inside Address

Chief Executive Officer

Acme Tooling Company

534 Winding Street

St. Louis, MO 63121

Dear Mr. Billingsly: Salutation

Opening of letter_________________________________

________________________________________

Body of letter requiring as_________________________________

many paragraphs as needed_________________________________

Close of letter_________________________________

________________________________________

Complimentary Close Cordially,

Space for Signature

Typed Signature Lee O. Campbell

Executive Vice President

LOC: bw Identification

Enclosure Enclosure

C: Dr. L Watson Copy Line

c. A ltemative Block Letter

Heading

January 15, 2008 Date

Dr. Virginia R. Grimm Inside Address

Senior Chemist

Clayton Biological Laboratory

15 Westbury Road

New Orleans, LA 70123

Subject: Your Letter of December 29, 2008 Subject Line

Dear Virginia: Salutation

Opening of letter_________________________________

________________________________

Body of letter________________________________

________________________________

Close of letter_________________________________

Sincerely yours, Complimentary Close

Space for Signature

Jack T. Riley Typed Signature

8345 Redwing Drive Address

Frankfort, KY 40601

Enclosures (3) Enclosure

C: Dr. Kay Carson Copy Line

3） 關(guān)于書信格式的幾點(diǎn)說明：

a. Heading包括寫信人的地址和寫信日期，單位印刷的信上也都印有地址和單位名稱。

b. Inside Address要求把收信人的姓名、職務(wù)、單位和地址都寫清楚。若職務(wù)只有一個(gè)字，如Supervisor, Manager或Director等，可寫在姓名后面的同一行，中間逗號(hào)相隔。

c. Subject line可有可無，目的是便于歸類和查詢，但注意不要寫得空洞或繁瑣。信紙上的這個(gè)項(xiàng)目可略為Subject: 或Re:

試比較：

Subject: With reference to your phone call of Tuesday, April 12, 2008 concerning the gear breakage in Order No. 879, shipped March 18.

（評(píng)注：冗長(zhǎng)。）

Re: Order problems

（評(píng)注：空泛，未說明問題。）

Re: Gear breakage in Order 879; shipped 0318.

（評(píng)注：恰到好處。）

d. 關(guān)于Salutation, 以往不知道姓名時(shí)用Gentlemen或Dear Sir，因涉及性別，現(xiàn)在有的直接寫某部門，如：Dear Admission Office或 Personnel Department。

e. 若信的Body部分短，則注意調(diào)整空白，不要弄得上半張紙擠著而下半張空著；反之，若內(nèi)容多，可分成幾段，甚至分頁。

f. 在Complimentary Close部分的常見形式有“Sincerely”, “Cordially”, “Very truly yours”, “Yours”等；特別表示尊敬時(shí)用“Respectfully yours”,突出親切時(shí)用“Fondly yours”, 親人間用“Affectionately yours”, “Lovingly yours”等。

g. 在Complimentary Close下面空行，用于寫信人簽字，然后打?qū)懶湃说男彰蝗绱蛏螾h D, Senator, Manager等稱謂，省略式Ph D, “MD”等可打在姓名后邊同一行，中間逗號(hào)相隔，其余分行打。為便于收信人明了自己的身份，婦女可在姓名后邊打上下述字樣： （Mrs.）, （Miss）, （Ms.）等。

h. 若信由其他人（如秘書）而不是由簽署人自己執(zhí)筆時(shí)，簽署人簽字前應(yīng)仔細(xì)閱讀全信，因簽字則表示同意和承擔(dān)責(zé)任，同時(shí)Identification部分也注明簽信人和打信人，前者姓名的為首字母大寫，后者的小寫，如：LHH: jme。

i. 在業(yè)務(wù)往來中，如果在一封信內(nèi)附有兩份其他內(nèi)容的文件，則應(yīng)在Enclosure部分注明，例如：

Enclosures（2）（收信人知道有兩份附件。）

Enclosures: Woolrey Abstract, Drilling Permit #19876. （收信人知道有什么內(nèi)容的兩份附件）

j. 如某信件抄送有關(guān)人員，則應(yīng)在Copy Line處注明。

23.2C　簡(jiǎn)歷

1） 簡(jiǎn)歷（Résumé）是以最恰當(dāng)?shù)恼Z言和形式簡(jiǎn)述個(gè)人的經(jīng)歷、特長(zhǎng)、志愿等等，作為申請(qǐng)工作和取得面試機(jī)會(huì)的材料。

2） 簡(jiǎn)歷中的常見項(xiàng)目和格式為：

RESUME

NAME:

PRESENT ADDRESS & TELEPHONE NUMBER

Date of Birth:

Place of Birth:

Nationality:

Sex:

Marital Status:

Objective:

Education Background:

Work Experiences:

Speciality:

Employment:

References:

Signature:

幾點(diǎn)說明和注意事項(xiàng)：

a. Present Address and Telephone Number項(xiàng)可分別注出School Address和Home Address, 并附電話號(hào)，以便聯(lián)系。

b. Sex或Sexual Distinction均表示性別，注Male或Female。個(gè)人情況方面還可補(bǔ)進(jìn)Height, Weight, Health等資料。

c. Marital Status項(xiàng)注Single, Married, Divorced, Separated, 或Unmarried等，有時(shí)還需注明Spouse姓名等。

d. Objective亦作Career Objective, 注明本人對(duì)工作的愿望，要求，如mechanical engineering design position, preferably with a variety of projects, Professor of American Studies, making use of my good family background and with personal experiences in the states, 等。

e. Education項(xiàng)應(yīng)寫明某時(shí)期在某學(xué)校攻讀什么專業(yè)，獲何學(xué)位等，先后次序通常是由近及遠(yuǎn)（寫到中學(xué)即可）。例如：

1988—1992 University of Evansville, Indiana

　　Bachelor of Science in Mechanical Engineering

此項(xiàng)下面還可補(bǔ)一項(xiàng)College Activities或Student Activities, 例如：

Four-year member of Society of Automotive Engineers, and secretary in sophomore and senior years.

f. Employment亦作Work Experience，若大學(xué)畢業(yè)生無此經(jīng)歷者，可略去不填。有此經(jīng)歷者應(yīng)注明年份、單位、職務(wù)，還可提及突出成就及獲獎(jiǎng)等情況。學(xué)生干部、社團(tuán)負(fù)責(zé)人或其他兼職也好注明。

g. Speciality亦可復(fù)數(shù)Specialities，若有同所申請(qǐng)工作有關(guān)的特長(zhǎng)更要注明。此項(xiàng)亦可作Hobbies & Interests。

h. References一般說明 Available upon request即可。若注明證明或擔(dān)保人的姓名和聯(lián)系地址，須先征得他們的同意。

i. 在基本信息一致的前提下，可根據(jù)目標(biāo)單位的特點(diǎn)和要求適當(dāng)調(diào)某些材料，以便使自己的簡(jiǎn)歷更具針對(duì)性，還可附一兩張照片，但不宜多，且要端莊得體。