熟悉辦公事務(wù)——訂購辦公用品 Ordering Office Supplies

訂購辦公用品　Ordering Office Supplies

鑒于辦公用品的損耗總是比我們想象的快，訂購辦公用品就成為秘書或助理必要的功課。從商業(yè)角度來看，批量購買是最實惠（cost-effective）、最有效的方式。

訂購前，先要統(tǒng)計缺什么，什么型號，數(shù)量多少。

☉Are we out of staples again?

我們的訂書針又用完了嗎？

☉I’ve checked the supply cabinet.I think it’s time to make another order.

我剛檢查了文具柜，我想該再次訂購了。

☉There should be at least four reams of paper left before we need to call the vendor again.

在我們再次打電話叫供應(yīng)商之前，我們至少應(yīng)該還有4令紙。

☉What size of envelopes do you prefer?

您要什么規(guī)格的信封？

☉I need standard A4 size.

我要A4標(biāo)準(zhǔn)大小的。

☉Let me know if I can help you with anything.

如果我能幫點什么的話，盡管告訴我。

組織

專人專項定期檢查辦公用品的庫存（periodic inventories）情況，根據(jù)各項用品的損耗快慢，定期訂購。這樣既能避免重復(fù)訂購，也能保證及時供應(yīng)。

☉What’s our inventory look like?

我們的庫存情況怎么樣？

☉Please prepare an inventory of our office supplies and have it on my desk by Monday.

請準(zhǔn)備一份我們辦公用品的清單，并在周一放到我的辦公桌上。

☉Ordering office supplies is the responsibility of the secretarial staff.

訂購辦公用品是秘書人員的職責(zé)。

☉If you run out of office supplies or find our current supply lacking, please contact Jean Smith for requests and reorders.

如果你辦公用品用完了，或者發(fā)現(xiàn)供應(yīng)短缺，請向吉恩·史密斯反映，要求重新訂購。

訂購方式

訂購辦公用品（placing orders）通常有兩種途徑：電話訂購或在線訂購。電話訂購的優(yōu)點是有相關(guān)聯(lián)絡(luò)人（personal contact）負責(zé)，熟悉訂購的種類。網(wǎng)絡(luò)訂購的好處是可以根據(jù)公司網(wǎng)頁（company website）選擇產(chǎn)品種類，及時了解庫存情況，掌握送貨進度。

☉I’d like to make an order for supplies.We need 50 reams of paper，10 boxes of legal sized self-adhesive envelopes，10 boxes of ball-point & nbsp；pens, and 5 boxes of paperclips.

我想訂購辦公用品。我們需要50令紙，10盒標(biāo)準(zhǔn)尺寸的不干膠信封，10盒圓珠筆和5盒夾紙曲別針。

☉How soon will we receive our shipment?

多久我們能收到貨？

☉Can you offer us any discounts?

你們能給我們打折嗎？

☉We need both A4 paper and new ribbon for the printers.

我們需要A4紙和新的打印機色帶。

標(biāo)準(zhǔn)

為了保證辦公用品的有效利用和管理，有必要對辦公用品的采購實行標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的管理。例如，專人專項負責(zé)辦公用品供給保養(yǎng)（to maintain office supplies），根據(jù)實際使用情況提交一定時期內(nèi)的購買預(yù)算。一定時期內(nèi)（月、季度或年）購買次數(shù)和總額要有限定。和供應(yīng)商簽訂供應(yīng)合同（contracted office supply vendor）以獲取實惠的價格。同時，固定的供應(yīng)商也能了解公司辦公用品的損耗情況，有針對性地提供服務(wù)。

☉Your monthly supply budget should not exceed$500.Please submit all receipts for office supply purchases to the Finance Department for reimbursement.

你們的月供應(yīng)預(yù)算不應(yīng)當(dāng)超過500美元。請把所有購買辦公用品的發(fā)票遞交到財務(wù)部門報銷。

☉Company policy says we can not exceed 3 orders of business supplies per month.

公司的政策是一個月內(nèi)不能訂購辦公用品3次以上。

☉The maintenance on our copy machine is under contract, so pleasecontact our vendor for another toner cartridge.

我們復(fù)印機的保養(yǎng)合同依然在有效期內(nèi)，所以請聯(lián)系銷售商為我們再提供一個硒鼓。

總結(jié)

為了避免突如其來的“彈盡糧絕”，或者沒有必要的浪費和無效利用，對于辦公用品的需求應(yīng)當(dāng)做到早調(diào)查、早預(yù)算、早安排；與固定的供應(yīng)商簽訂合同；定期檢查、定期訂購。

Words　單詞表

ball-point pen圓珠筆

copy machine復(fù)印機

copy paper復(fù)印紙

correction fluid修正液

correction tape修正膠帶

double-sided tape雙面膠帶

dry-erase pens可擦寫白板筆

duct tape膠帶

envelope信封

eraser橡皮

fax machine傳真機

fax paper傳真紙

felt-tip pen氈尖筆

file cabinet文件柜

hanging file folder懸掛式文件夾

highlighter pen熒光筆

invisible tape透明膠帶

legal pad記事本

writing pad信紙

marker標(biāo)簽

masking tape封口膠帶

memo pad便條簿

notebook筆記本

paper clips夾紙區(qū)別針

pencil鉛筆

post-it flag報事貼

post-it note便利貼

printer cartridge打印機墨盒

printer打印機

ring binder活頁夾

scissor剪刀

staple訂書針

stapler訂書機

toner cartridge硒鼓

Phrases　短語表

be in a state……在……情況之下

be out of stock沒有存貨

get on the ball　機靈些，機敏些

give（sb）a deal給（某人）待遇

實景對話1

A：Are we out of staples again?

B：I've checked the supply cabinet. I think it's time to make another order.

A：We can't make another order so soon……Company policy says we can not exceed 3 orders of business supplies per month. Plus, there should be at least four reams of paper left before we need to call the vendor again.How many are there now?

B：Just two, I think.

A：Well, that's no good. What's the rest of the inventory look like?

B：I don't know, but we need both A4 paper and new ribbon for the printers. And the copy machine is out of toner again.

A：The maintenance on our copy machine is under contract, so that means we have to contact our vendor for another toner cartridge.

B：So our copier doesn't work, we're out of paper for the fax machine， and we're almost out of copy paper. Didn't anyone make any orders?

A：Ordering office supplies is the responsibility of the secretarial staff. Maybe we should ask them.

B：Good idea. They'd better get on the ball and make a call to our office supplier. In the state we're in, it's a wonder that anyone is getting any work done around here！

A：我們的訂書針又用完了嗎？

B：我剛檢查了文具柜，我想該再次訂購了。

A：我們不能這么快又訂購……公司的政策是一個月內(nèi)不能訂購辦公用品超過三次。此外，在我們再次打電話叫供應(yīng)商之前，我們至少應(yīng)該還有4令紙。我們現(xiàn)在還有多少？

B：我想只有2令。

A：那可不太妙。剩下的庫存情況怎么樣？

B：我不知道，但是我們需要A4紙和新的打印機色帶。而且復(fù)印機的墨粉又用完了。

A：我們復(fù)印機的保養(yǎng)合同依然在有效期內(nèi)，那意味著我們得聯(lián)系銷售商為我們再提供一個硒鼓。

B：復(fù)印機不運轉(zhuǎn)，傳真紙用完了，而且復(fù)印紙也快用完了。就沒有人去訂購嗎？

A：訂購辦公用品是秘書人員的職責(zé)，也許我們應(yīng)當(dāng)找他們。

B：好主意。他們最好快點打電話給供貨商。照目前情況來看，誰要是能把工作做完才真的是奇跡呢！

實景對話2

A：I'd like to make an order for supplies. We need 50 reams of paper，10

boxes of legal sized self-adhesive envelopes，10 boxes of ball-point pens, and a 5 boxes of paperclips.

B：You wanted legal sized self-adhesive envelopes?And what size of paper do you prefer?

A：Yes, that's correct. I need standard A4 size.

B：I'm sorry. The self-adhesive envelopes are currently out of stock.I have regular legal sized envelopes, will that be okay?

A：I suppose. How soon will we receive our shipment?

B：It should arrive within five to ten business days.

A：Can you offer us any discounts?

B：We are having a discount on fax machine paper. Normally they run five dollars per roll, I can give you a deal for three dollars.

A：Okay, we'll take 5 rolls of fax paper while we're at it.

B：Okay, I've got your order.

A：我想訂購辦公用品。我們需要50令紙，10盒標(biāo)準(zhǔn)尺寸的不干膠信封，10盒圓珠筆和5盒夾紙曲別針。

B：您想要的是標(biāo)準(zhǔn)尺寸不干膠信封嗎？還有您要多大尺寸的紙？

A：對，沒錯。我要標(biāo)準(zhǔn)的A4紙。

B：對不起，標(biāo)準(zhǔn)尺寸不干膠信封目前沒有存貨了。我有普通標(biāo)準(zhǔn)信封，行嗎？

A：可以。多久我們能收到貨？

B：應(yīng)該在5到10個工作日內(nèi)。

A：你們能給我們打折嗎？

B：在傳真紙上我們可以給折扣。通常是5美元一卷，我給您3美元一卷。

A：好的，按照這個折扣我們要5卷。

B：好的，我已經(jīng)做好了您的訂單。