商務電子郵件的寫作技巧

商務電子郵件的寫作技巧

電子郵件是一種方便快捷的交流方式。它比書信速度快，也比打電話方便。平時我們與朋友電郵往來，使用的往往是非正式的語言。在本章中，你將學習到更多有關專業(yè)內(nèi)容的電郵格式和語言。

發(fā)電郵的時間

電郵非常方便，因此時刻都吸引著人們?nèi)ナ褂盟?。下列情況特別適合發(fā)電郵：

⊙提出一項簡單的請求。

⊙發(fā)出一些簡單的資訊。

⊙希望給接收電郵者一點兒時間，使他在回復之前能考慮一下。

下列情況不適合使用電郵：

⊙請求或信息太復雜或太敏感(打電話吧)。

⊙需要進行磋商(打電話吧)。

⊙接收者需要正式的書面記錄(寫信吧)。

請記住一條總體的原則，即繁忙的人是不太愿意花太多時間來看和回復電郵的。

為你所要傳達的信息建立一個情境

發(fā)電郵時，要確保形式上的一些東西能使接收者了解盡量多的有關你的信息。尤其是發(fā)有專業(yè)內(nèi)容的電郵時須特別注意這一點。

郵箱地址　電郵的接收者可能會根據(jù)你的郵箱地址來判斷你本人。一封從[email protected]郵箱發(fā)出的電郵可能不會被十分認真地對待!在有專業(yè)內(nèi)容的電郵中，你最好使用基于你本名的看起來比較像樣的電子郵箱，比如[email protected]。

主題項　任何電郵都應該有一個簡短的傳達主要信息的主題項。因為許多人會根據(jù)主題項來決定是否看郵件。你還可以使用一些常用縮略語。

REQ(請求)：告訴接收者你提出了一項請求，并且期待答復，例如：“REQ：Visit your workplace(請求：訪問你的工作場所)。”

FYI(告知)：告訴接收者你發(fā)送了一些資訊，并不期待回復，例如：“FYI：Confirm the date of your visit(告知：確認到訪的日期)。”

接收者的稱謂　電郵并不像信函那樣嚴格地要求稱呼接收者。但是，如果你所發(fā)出的信息是給職位比較高的人，或者你知道他們的名字，就應該這樣開頭：“親愛的王先生”或“親愛的劉女士”。不要猜測別人的姓名或者性別，并且避免使用別人的教名。如果你不確定的話，那就干脆省略稱謂項。

署名　在郵件的最后要加上署名，包括你的全名、地址、電話和電子郵箱。當然，大多數(shù)的電郵程序會自動插入署名。

提出請求

你所發(fā)出的第一封電郵是非常重要的，通常它應該就是某種請求。在提出請求時，非常關鍵的一點是你要提供給接收者能促使他做決定的所有信息。你可以按如下模式進行：

⊙表明你的身份。

⊙解釋一下你是如何得到接收者的姓名及郵箱地址的。

⊙介紹一下你提出如此請求的背景。

⊙提出請求。

⊙表明你所希望的回復方式。

如果你希望發(fā)送你的簡歷或者輔助文件，最好以附件形式發(fā)送。但是，即使你這樣做了，也不要想當然地認為接收者會把這些文件打印出來。如果你想確保接收者有打印出來的文本的話，可以事后通過郵寄或傳真的方式發(fā)給他們。

語言和風格

電郵的語言和風格會給接收者留下關于你本人的個性以及專業(yè)素質(zhì)方面的印象。下面是幾點基本提示：

⊙使用適合于正式信函的語言——避免使用通常見于朋友之間通信的那些縮寫及其他非正式的表達方式。

⊙郵件內(nèi)容應該盡量簡短，并使用較短的段落——人們不太愿意在電腦屏幕上閱讀冗長的郵件信息。

⊙確保每個段落都能傳達信息且可以獨立成章——要避免使用太多的代詞，而且不要指望接收者能記住你之前所發(fā)過的郵件里的內(nèi)容。

請檢查一下語法和拼寫——別以為在電郵中準確性就不重要。

回復電郵

回復專業(yè)內(nèi)容的電郵有兩項基本原則：

⊙迅速回復你收到的每一封電郵。如果你所收到的郵件似乎并不需要回復，你還是應向發(fā)信者發(fā)一封致謝信，并且告訴對方你已經(jīng)了解郵件的內(nèi)容。

⊙總是使用電郵程序的回復功能。這樣就能告訴接收者你所回復的是哪個郵件了。不要臆想接收者能夠記住曾經(jīng)寫給你的內(nèi)容。

在回復郵件時，引用發(fā)信者的郵件內(nèi)容是個好辦法。大多數(shù)的電郵程序都能夠自動引用。當你引用時，最好刪除所要回復的原件中不需要回復的部分。你也可以分拆原件的內(nèi)容，然后逐條回復。

位高權重的忙人一般會發(fā)非常短而且非正式的回復。但對你來說，這樣做就行不通。你應該總是對發(fā)信者致謝，并且要一直使用正式的語言和保持正式的風格。

書寫電子郵件的注意事項

⊙保證電郵短小精悍——大家不愿意閱讀冗長的電郵。

⊙不要使用縮寫，除非你確定收件人能夠明白。

⊙只有在特別強調(diào)的情況下才使用大寫。大寫的話語看起來像是叫嚷。

⊙不要使用下畫線——下畫線看起來像是網(wǎng)站鏈接。

⊙為了清晰可辨，在段落之間空一行。

⊙確保你的拼寫和語法盡可能地準確(使用電腦上的拼寫檢查功能)。

⊙決不能不仔細檢查就發(fā)送郵件。如果你收到的郵件包含你看不明白的內(nèi)容，就應該迅速回復，要求確認。

⊙確保你已經(jīng)附上了想要作為附件發(fā)送的文件。

⊙確認收信人是你要發(fā)給郵件的人!

高效率地使用電郵

你很可能已經(jīng)認為自己是個使用電郵的行家了，畢竟，你可能每天都得應付許多電郵。但是，即便如此，我們也總是會有可以改進的方面，因此，花點兒時間檢查一下你的網(wǎng)絡禮儀吧。

一個高效率的電郵使用者應該：

⊙每天查郵箱。

⊙限定自己查郵件的次數(shù)。

⊙迅速回復郵件。

⊙每條電郵閱讀一遍，且只讀一遍。

⊙即刻刪除不想接收的郵件。